Handbok för förtroendevalda

*Gäller mandatperioden 2023–2026

Kommunfullmäktige

Kommunfullmäktige är det högsta beslutande organet i kommunen.

Kommunfullmäktige beslutar om till exempel mål, verksamhetsinriktning, taxor, budget och skatt. Budgeten, som beslutas av kommunfullmäktige inför varje nytt verksamhets år är en plan för kommunens ekonomi. Drift av skolor, äldreboende och gatunät är några exempel på kommunens kostnader. Inkomsterna kommer bland annat från skatter, avgifter (till exempel bygglovsavgift) och statliga bidrag.

Kommunstyrelse

Näst efter kommunfullmäktige har kommunstyrelsen den starkaste ställningen i den kommunala organisationen och det övergripande ansvaret för att kommunfullmäktiges beslut verkställs. Kommunstyrelsen ansvarar för att leda och samordna kommunens verksamhet och ska ha uppsikt över resterande nämnder, kommunstyrelsen är en egen nämnd. Alla ärenden som ska beslutas av kommunfullmäktige lägger kommunstyrelsen fram ett förslag till beslut, detta kallas för beredningstvång. Undantag gäller valärenden samt frågan om ansvarsfrihet.

Nämnder

I Vaggeryds kommun finns följande nämnder, som alla har ansvar för olika verksamhetsområden:

• Barn- utbildningsnämnden
• Kultur- och fritidsnämnden
• Tekniska nämnden
• Socialnämnden
• Miljö- och byggnämnden
• Valnämnden
• Överförmyndaren i Vaggeryds kommun ingår i organisationen Överförmyndare i samverkan GGVV. I organisationen ingår också överförmyndaren i kommunerna Gislaved, Gnosjö och Värnamo.

Nämnderna ansvarar för mål, ambitioner, prioriteringar och sammanvägning av olika intressen inom sitt verksamhetsområde. De har ansvar för att finansiera verksamheten inom sitt område och för att följa upp och utvärdera den.

Utskott

Kommunstyrelsen och nämnderna kan välja att utse utskott som får delegation att fatta beslut i vissa ärenden som ryms inom dess verksamhetsområde. I Vaggeryds kommun finns följande utskott, som har fått delegation att fatta beslut i vissa ärenden som ryms inom dess verksamhetsområde:

• Kommunstyrelsens arbetsutskott
• Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott
• Socialnämndens arbetsutskott
• Personalutskott
• Kultur-och fritidsnämndens arbetsutskott
• Tekniska nämndens arbetsutskott

Råd

I Vaggeryds kommun finns flera råd med olika inriktningar. I råden ingår representanter från politik, förvaltningarna, intresseorganisationer och myndigheter. Råden fungerar som ett forum där deltagarna har möjlighet att föra fram sina åsikter i särskilda frågor.

• Brottsförebyggande rådet
• Natur- och miljörådet
• Kommunala Pensionärsrådet
• Tillgänglighetsrådet
• Ungdomsrådet

Kommunala bolag

Vaggeryds kommun äger ett antal helägda kommunala bolag. Kommunfullmäktige utser var fjärde år ledamöter och ersättare till respektive styrelse.

• Energibolagsstyrelse
• Bostadsbolagsstyrelse

Förvaltningsorganisation

För att bereda och verkställa politiska beslut behövs en offentlig förvaltning i varje kommun. I Vaggeryds kommun finns flera olika förvaltningar: kommunledningskontoret, barn- och utbildningsförvaltningen, kultur- och fritidsförvaltningen, miljö- och fritidsförvaltningen, räddningstjänsten, socialförvaltningen och tekniska kontoret.

De olika förvaltningarna förbereder beslutsärenden till sin respektive nämnd. Nämnderna har en egen nämndsekreterare som är placerad inom respektive nämnds förvaltning. Den högst ansvarige tjänstemannen är kommundirektören, därefter förvaltningarnas förvaltningschefer.

På vår webbplats hittar du mer information om kommunens organisation.

Ansvara i den lokala demokratin

Kommuner är politiskt styrda organisationer med ett demokratiskt beslutsfattande. Verksamheten vilar på principen om kommunalt självstyre och demokrati. Ansvar, ansvarstagande, tydlighet och transparens är centralt för förtroende och legitimitet. Medborgarna ska kunna förutsätta att verksamheten drivs i enlighet med de mål som kommunfullmäktige satt upp och att lagar och föreskrifter respekteras. Medborgarna i en kommun ska också kunna veta vilka beslut som fattas och vilka resultat och effekter besluten leder till.

Medborgarna har också rätt att veta vem eller vilka som är ansvariga. För att det ska vara möjligt behöver grundläggande demokratiska rättigheter till insyn och möjlighet till ansvarsutkrävande värnas och garanteras. Att sköta det demokratiska uppdraget är en grundbult i det ansvaret.

Kommunfullmäktiges ansvar

Det är kommunfullmäktige som har det yttersta ansvaret inför medborgarna och detta ansvar utkräver medborgarna genom att rösta i de allmänna valen. Mellan valen är det kommunfullmäktige som bedömer och prövar ansvarstagandet inom kommunens organisation. Det gör kommunfullmäktige i egenskap av uppdragsgivare till de nämnder och styrelser som kommunfullmäktige utser. Dessa har ansvar inför kommunfullmäktige att verkställa och genomföra verksamheten enligt kommunfullmäktiges mål och beslut samt lagar och andra föreskrifter. De är uppdragstagare till kommunfullmäktige. Detta gäller oavsett om en nämnd driver verksamheten själv eller om någon annan gör det, till exempel efter upphandling. Kommunfullmäktige prövar årligen hur detta ansvar har utövats. Till stöd för sin prövning utser kommunfullmäktige revisorer som granskar om verksamheten i nämnder och styrelsen uppfyller mål och beslut, om de är effektiva, styrs och kontrolleras på ett bra sätt och om räkenskaperna visar rätt ställning och resultat.

Kommunstyrelsens och övriga nämndernas verksamhetsansvar

Nämndernas uppdrag är att förvalta och driva verksamheter enligt kommunfullmäktiges mål och beslut. Vad det innebär framgår av kommunallagen. En nämnd ska:

• genomföra det uppdrag kommunfullmäktige definierat för nämnden eller genom särskilda beslut riktat till nämnden,
• se till att verksamhet bedrivs enligt mål, beslut och föreskrifter från kommunfullmäktige samt enligt lagar och förordningar,
• fatta beslut inom ramen för sitt uppdrag och besluta i de ärende kommunfullmäktige delegerat till nämnden,
• se till att det finns en tillräcklig intern kontroll och att verksamheten i övrigt bedrivs på ett tillfredsställande sätt,
• redovisa/återrapportera uppdrag till kommunfullmäktige,
• bereda ärenden till kommunfullmäktige,
• verka för samråd med de som nyttjar nämndens tjänster

Nämnderna har samma ansvar för att verksamheten drivs på ett tillfredsställande sätt, oavsett om de driver den själva (som utförare) eller om någon annan driver den på deras uppdrag (som beställare), till exempel upphandlad verksamhet.

Kommunstyrelsen har vid sidan av nämndernas grunduppdrag vissa särskilda uppgifter att leda och samordna och ha uppsikt över övriga nämnder, eventuella kommunalförbund och kommunens företag. Kommunstyrelsen har ansvar för den ekonomiska förvaltningen och för ofta kommunens talan. Kommunstyrelsen har alltid rätt att yttra sig i ärenden till kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen är inte överordnad de andra nämnderna och kan till exempel inte fatta beslut i deras ställe.

Kollektivt och enskilt ansvar

Ansvaret i nämnderna är i grunden gemensamt (kollektivt) vilket innebär att ledamöterna ansvarar tillsammans för verksamheten. Om en nämnds verksamhet inte fungerar är det i allmänhet hela nämnden som är ansvarig eftersom situationen ofta är resultatet av en kedja av beslut eller icke-beslut från nämnden. Varje ledamot har också ett enskilt ansvar – att delta i arbetet, följa mål, beslut och föreskrifter och att inte agera utanför uppdragets förutsättningar och ramar. Hur nämnden har tagit sitt ansvar prövas årligen av kommunfullmäktige. Ansvaret som prövas kan sägas vara ett blandat politiskt, ekonomiskt och juridiskt ansvar. Även ansvar som enskild ledamot kan prövas till exempel om den förtroendevalda har agerat självsvåldigt på ett sätt som skadat kommunen. Om kommunfullmäktige inte beviljar ansvarsfrihet kan kommunfullmäktige entlediga en hel nämnd eller enskilda ledamöter och även rikta skadeståndsanspråk vid ekonomisk skada. Ett eventuellt skadeståndsansvar prövas i domstol. Ledamöter har också straffansvar vilket innebär att denne själv får bära påföljderna vid överträdelser och brott. Straffansvar prövas också i domstol. Sammanfattningsvis ryms alltså inom nämndens verksamhetsansvar tre former av ansvar – revisionsansvar, straffansvar och skadeståndsansvar.

Ansvar som gruppledare i Vaggeryds kommun

Vid varje mandatperiod utser varje parti en gruppledare i fullmäktige, samt eventuellt en vice gruppledare. Nedan beskrivs exempel på arbetsuppgifter som gruppledarna förväntas hantera:

Remissutskick

Som gruppledare och vice gruppledare står du med på en e-postlista som används vid remissutskick från kommunen. Sådana mejl förväntas du/ni ta vidare till ditt parti för politisk hantering.

Hantering av ny förtroendevald

När en ny förtroendevald blir invald behöver kommunen ta del av personens personuppgifter. På kommunfullmäktiges sammanträde där den nya förtroendevalda ska väljas in behöver därför du som gruppledare lämna in blanketten med personuppgifter Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. De uppgifter vi ber dig som gruppledare att fylla i angående den nya förtroendevalda är: Förnamn, Efternamn, Personnummer, Bostadsadress, Postadress. Se bilden nedan. Övriga uppgifter i blanketten kommer den nya förtroendevalda att själv behöva lämna in till kommunen.

Krav på aktivitet

Det ligger ett aktivitetskrav på alla som är förtroendevalda i kommunen. Det innebär att den som är förtroendevald ska sätta sig in i uppdraget, i verksamheten och i de ärenden som nämnden hanterar. Ledamöter ska delta i nämndens arbete, förbereda sig och delta i beslutsfattandet. Det är viktigt att alltid läsa igenom handlingar inför sammanträden. En ledamot som inte bedömer att det finns tillräckliga underlag för att ta ställning och fatta beslut i ärenden har möjlighet att kräva grundligare beredning, yrka på återremiss eller begära ett extra sammanträde. Den förtroendevalda har också rätt att väcka ett nytt ärende i nämnden samt ställa krav på information och återrapportering från verksamheter. En ledamot kan lägga fram egna förslag och reservera sig mot beslut. Ledamoten eller den tjänstgörande ersättaren kan också reservera sig till förmån för ett eget förslag som inte blivit nämndens beslut. I viss utsträckning kan den förtroendevalda avstå från att delta i beslut. Om en förtroendevald systematiskt avstår från att delta i beslutsfattandet kan ansvarsfrågan ifrågasättas utifrån det grundläggande aktivitetskravet. Utifrån ett demokratiskt perspektiv är det viktigt att ledamöter deltar i nämndens arbete och beslutsfattande.

Lämna in personuppgifter

Som ny förtroendevald behöver du lämna vissa personuppgifter till kommunen. Uppgifterna lämnar du genom att fylla i en e-tjänst på Vaggeryds kommun som heter ”Registrera förtroendemannauppgifter”.

Personuppgifterna lämnas så snart som möjligt in till kommunstyrelsens kansli, antingen genom att lämna uppgifterna vi e-tjänst eller via post:

Vaggeryds kommun
Box 43
568 21 Skillingaryd

Anmäla konto till Handelsbanken

För att du ska kunna få ditt arvode utbetalt måste du anmäla ditt konto till Handelsbanken. Vi har skapat en instruktion som vägleder dig.

Intyg om förlorad arbetsinkomst

Om du begär ersättning för förlorad arbetsinkomst behöver din arbetsgivare även fylla i en blankett för att intyga din inkomst Pdf, 212.9 kB, öppnas i nytt fönster..

Blanketten skickar du enklast digitalt, det vill säga, inskannad, till kommunstyrelsen@vaggeryd.se. Du kan även välja att lämna intyget till kommunens reception i ett igenklistrat kuvert eller skicka intyget per post till:

Vaggeryds kommun
Kanslienheten
Box 43
568 21 Skillingaryd

Du har själv ansvar att meddela om din inkomst förändras eller om du avslutar din anställning.

Din kommunala e-postadress

I ditt förtroendeuppdrag för Vaggeryds kommun ska du använda din kommunala e-post. Den skapas när du lämnat in dina personuppgifter och blivit registrerad i kommunens lönesystem. Ditt användarnamn och lösenord får du när du hämtar ut den läsplatta som ingår i uppdraget. Vänligen observera att ditt användarnamn och lösenord ska hanteras aktsamt och ska inte förvaras så att de kan läsas eller spridas till andra personer. Vaggeryds kommun använder sig av Exchange / Outlook och din kommunala e-post är ett Outlook konto. Din e-post är kopplad till ditt politiska uppdrag inom den kommunala organisationen. Det är inte tillåtet att vidarebefordra din kommunala e-post till en privat e-postadress eller blanda privat e-post med ditt kommunala uppdrag. Som förtroendevald ska du också beakta de regler som finns kring känslig information och e-post. Inga känsliga uppgifter (personuppgifter eller annan känslig information) får skickas via e-post. Efter mandatperiodens slut kommer din e-postadress automatiskt att avslutas om du inte har uppdrag kvar i kommande mandatperiod.

Vissa e-postmeddelanden kan vara att betrakta som allmänna handlingar och ska därmed registreras i kommunens diarium. Om du är osäker på om din post innehåller allmänna handlingar bör du skicka e-posten till din nämndsekreterare. Då kan en registrator göra en bedömning av huruvida ditt e-postmeddelande ska registreras eller inte.

Viktigt! Kom ihåg att läsa din e-post varje dag. Din kommunala e-postadress är den huvudsakliga kommunikationskanalen när det gäller information från Vaggeryds kommun.

Om du inte ser alla din e-post eller behöver frigöra utrymme för att ta emot nya e-postmeddelande kan du följa instruktionen: Se all e-post och frigör utrymme Pdf, 535.5 kB, öppnas i nytt fönster..

Behöver du nå din kommunala e-post men inte har tillgång till läsplatta finns det en instruktion för detta Pdf, 254.4 kB, öppnas i nytt fönster..

Hantering av läsplatta som förtroendevald

För att nå din kommunala e-postadress samt dina sammanträdeshandlingar tillhandahåller kommunen en läsplatta, en Ipad med inbyggt tangentbord i fodralet. Vid inledningen av mandatperioden ser kommunledningskontoret till att det finns ett antal tillfällen för hämtning av läsplattor. Vid hämtning av läsplattan får ni instruktion hur man loggar in i e-postkontot och information om hur ni når handlingarna. Det går även bra att boka in ett möte med kommunledningskontoret för en genomgång. Vid ytterligare frågor kring läsplattan hänvisas ni ta kontakt med kommunledningskontoret, främst IT-enheten.

Om du som förtroendevald tillträder under pågående mandatperiod kommer du få ett brev från kommunen när din läsplatta finns att hämta.

Om du avslutar samtliga förtroendeuppdrag ska du återlämna din läsplatta till kommunledningskontoret som ansvarar för att återställa plattan. Tänk på att så snabbt som möjligt lämna tillbaka din platta eftersom den ska vidare till nästa person.

Läsplattan som du får låna ägs av kommunen. Det innebär att den ska hanteras med omsorg och försiktighet eftersom den ska återlämnas efter avslutat uppdrag eller vid utbyte till ny läsplatta. Vid oaktsamhet är du ersättningsskyldig för kostnaden av inköp av nytt material.

Postfack

Kommunalråd, oppositionsråd och kommunfullmäktiges ordförande och vice ordförande har postfack hos kanslienheten. Det kan ibland hända att du får handlingar som behöver registreras. Om så är fallet eller om du är osäker på hur handlingen bör hanteras tar du kontakt med din nämndsekreterare så får du hjälp med detta.

Avsägelse av politiskt uppdrag

Om du vill avsluta ditt eller dina politiska uppdrag i kommunen anmäler du detta genom att fylla i e- tjänsten på hemsidan som heter Avsägelse av politiskt uppdrag eller genom att fylla i PDF:blanketten och skicka in digitalt till kommunstyrelsen@vaggeryd.se eller via post till kommunen.

Din avsägelse behöver innehålla vilka uppdrag du önskar sluta från och med vilket datum avsägelsen ska gälla. Du behöver också meddela din gruppledare om att du avser att sluta.

Din avsägelse behandlas på nästkommande sammanträde i kommunfullmäktige. Om avsägelsen gäller uppdrag i Kommunfullmäktige skickas beslutet till Länsstyrelsen som gör en ny röstsammanräkning och meddelar kommunen vem som träder in i ditt ställe. För övriga uppdrag är det Kommunfullmäktige som utser nya ledamöter/ersättare.

Efter att kommunfullmäktige har tagit beslut om avsägelsen skickas beslutet via post om du valt att avsluta samtliga förtroendeuppdrag. Dessutom ombeds du att snarast lämna tillbaka läsplatta och tillhörande laddare i kommunens reception under kontorstid. Glöm inte att signera återlämningskvittensen. Viktigt! Glöm inte att logga ut från ditt Apple-ID.

Om du avsagt dig något av dina uppdrag som förtroendevald skickas kommunfullmäktiges beslut via e-post till din kommunala e-postadress.

Valbarhetshinder

Du upphör att vara valbar om du inte längre är folkbokförd i Vaggeryds kommun eller om du inte längre är medborgare i ett EU-land. När en förtroendevald inte längre är valbar så upphör förtroendeuppdraget omedelbart, det gäller alltid ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige.

Förtroendevalda som utsetts av kommunfullmäktige kan dock ha kvar sina förtroendeuppdrag fram till nästa kommunfullmäktigesammanträde och kan därför delta i beredning av ärenden och fatta beslut innan dess. Kommunfullmäktige kan besluta att en förtroendevald som kommunfullmäktige valt, till exempel ledamot i en nämnd, får ha kvar sitt uppdrag under återstående av mandattiden om den förtroendevalda har ansökt om det. Ansökan ska göras i så god tid att den hinner behandlas av fullmäktige innan uppdraget upphör.

Planer, styrdokument och föreskrifter

Styrdokumenten antas på olika nivåer inom kommunen beroende på dokumenttyp. Det kan vara allt från kortfattade övergripande dokument som policys till taxor och avgifter.

Som ny förtroendevald rekommenderas du att läsa igenom delegationsordningen för det politiska organ du har uppdrag och eventuellt reglemente/riktlinje/arbetsordning för densamma.

Lämna in förrättning

Som förtroendevald kan uppdraget innebära andra uppdrag än protokollförda sammanträden. Det kan vara allt ifrån konferenser, kurser eller studiebesök etc. Vid sådana förrättningar ska den förtroendevalde egenhändigt fylla i arvodesräkning på särskild blankett. Den förtroendevalde ska med signering intyga att alla uppgifter på blanketten är riktiga. Begäran om ersättning ska inlämnas månaden efter att förrättningen har ägt rum, eller snarast efter att eventuella intyg/bilagor finns tillgängliga. Begäran om ersättning som härrör sig till mer än sex månader tillbaka i tiden ersätts inte.

Observera att du fyller i mellan vilka tider förrättningen genomfördes.

För mer information se gällande arvodesreglemente.

För att begära ersättning vid förrättning kan du använda e-tjänsten Arvodesräkning vid förrättning Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster..

Den kommunala verksamheten regleras av regeringsformen, kommunallagen, förvaltningslagen, offentlighet- och sekretesslagen och ett antal specialförfattningar. Förtroendevalda som har uppdrag i styrelsen för kommunägda bolag måste också förhålla sig till bestämmelserna i aktiebolagslagen. Lagarna kompletteras med arbetsordningar, reglementen, delegationsordningar och andra styrdokument.

I speciallagstiftning som till exempel skollagen, plan- och bygglagen och socialtjänstlagen åläggs kommunen vissa uppgifter. Dessutom finns det lagar som ger flera möjligheter men inte skyldigheter, ett exempel är lagen om vissa kommunala befogenheter. Samtliga lagtexter går enkelt att nå i sin helhet via lagen.nu Länk till annan webbplats.. De lokala styrdokumenten antagna av Vaggeryds kommun hittar du under sidan, Planer, styrdokument och föreskrifter.

Översikt om kommunallagens principer

Kommunallagen är den lag som ger de grundläggande förutsättningarna för hela den kommunala verksamheten. Kommunallagen är en ramlag som, förenklat, talar om vad kommunen får göra och hur det ska gå till när kommunen fattar beslut. I kommunallagen regleras indelning i kommuner och regioner, befogenheter, valbarhet och rösträtt, beslutsfattande med mera. I kommunallagens andra kapitel så finns grundläggande bestämmelser och principer om vad en kommun ska ägna sig åt och hur det ska gå till.

• Den allmänna kompetensen: Kommunen ska ägna sig åt sådant som är av allmänt intresse för dess medlemmar.
• Lokaliseringsprincipen: Det allmänna intresset ska ha anknytning till kommunens område och dess medlemmar.
• Likställighetsprincipen: Kommunen ska behandla sina medlemmar lika.
• Retroaktivitetsförbudet: Kommunen får inte fatta beslut med tillbakaverkande kraft som är till nackdel för kommunens medlemmar.
• Självkostnadsprincipen: Kommunen får inte ta ut högre avgifter än vad som motsvarar kommunens kostnader för tjänster och nyttigheter.
• Kommunal näringsverksamhet: Kommunal näringsverksamhet är enbart tillåten om den drivs utan vinstsyfte och går ut på att tillhandahålla allmännyttiga anläggningar eller tjänster åt medlemmarna.

Översikt av offentlighets- och sekretesslagen

Offentlighetsprincipen fastställs i grundlagen tryckfrihetsförordningen (TF) och finns sedan ytterligare reglerad i offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Offentlighetsprincipen är alltså en bärande grundtanke i vår svenska demokrati och innebär att den som vill har rätt att ta del av allmänna offentliga handlingar hos en myndighet. Offentlighetsprincipen ger insyn i kommunens verksamhet. Enligt offentlighetsprincipen har vem som helst rätt att ta del av kommunala handlingar, till exempel protokoll, tjänsteskrivelser eller handlingar som skickats till eller upprättats hos kommunen. Härigenom kan medborgarna följa och granska hur förtroendevalda och anställda i kommunen sköter kommunens verksamhet.

Offentlighetsprincipen gäller för all offentlig verksamhet, både inom statliga och kommunala myndigheter samt hos kommunala bolag. Varje nämnd hos kommunen är en egen myndighet.

En handling innehåller information av något slag. Vanligen är en handling ett pappersdokument, exempelvis brev, yttrande eller protokoll, men även mejl, video eller bandupptagningar och information i datorer kan vara handlingar.

En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och har inkommit till myndigheten eller har upprättats av myndigheten. Alla handlingar är inte allmänna, det kan till exempel vara internt arbetsmaterial, minnesanteckningar och utkast till beslut.

En allmän handling kan vara offentlig eller innehålla uppgifter som omfattas av sekretess. De handlingar eller uppgifter som bedöms vara offentliga har allmänheten rätt att ta del av. Offentlighets- och sekretesslagen anger vilka uppgifter i allmänna handlingar som omfattas av sekretess. Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda enskilda människors privata förhållanden. De uppgifter som omfattas av sekretess kan inte lämnas ut utan måste maskeras i handlingen innan den kan lämnas ut. Ibland är det så många uppgifter som omfattas av sekretess att handlingen inte kan lämnas ut alls. Det är den myndighet som har hand om handlingen, till exempel socialnämnden, som med stöd av lagen avgör vilka uppgifter som är skyddade av sekretess.

Dataskyddsförordningen

Dataskyddsförordningen (GDPR, The General Data Protection Regulation) gäller i hela EU och har till syfte att skapa en enhetlig och likvärdig nivå på skyddet för våra personuppgifter. GDPR har ersatt personuppgiftslagen (PUL). Alla myndigheter och offentliga organ behöver utse ett dataskyddsombud. I en kommun är varje nämnd/styrelse en egen myndighet vilket innebär att varje nämnd/styrelse ses som personuppgiftsansvarig över de personuppgifter som hanteras inom förvaltningen/bolaget. Kommunen har ett gemensamt dataskyddsombud. Ombudets roll är att kontrollera att GDPR följs inom organisationen genom att till exempel utföra kontroller och informationsinsatser. Dataskyddsombudet ska också vara allmänhetens stöd gällande klagomål och synpunkter kopplat till GDPR.

Digitala sammanträdeshandlingar

I Vaggeryds kommun används digitala sammanträdeshandlingar. För att kunna ta del av digitala sammanträdeshandlingar tillhandahåller kommunen läsplattor.

Sammanträdesportalen

Publika sammanträdesträdeshandlingar hittar du via Sammanträdesportalen Länk till annan webbplats.. Den här sidan är öppen för vem som helst att ta del av de handlingar och kallelser som publiceras.

Meetings Plus

Vaggeryds kommun använder en APP ”Meetings Plus” för att ge förtroendevald tillgång till politiska handlingar, kallelser och protokoll. I Meetings Plus app kan du läsa beslutsunderlag, göra anteckningar, dela anteckningar med dina kollegor och söka information, direkt från din mobila enhet. Kom igång med Meetings plus Pdf, 1.4 MB, öppnas i nytt fönster..

Kallelse och tillhörande handlingar

Ordföranden ansvarar för kallelsen och för att de ärenden som nämnden ska handlägga blir beredda. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska tillställas varje ledamot och ersättare senast 7 dagar före sammanträdesdagen. I Vaggeryds kommun publiceras kallelsen på Sammanträdesportalen och på MeetingsPlus. Ledamöter och ersättare får sedan ett e-postmeddelande från sekreterare med information om att kallelsen är publicerad. Kallelsen åtföljas oftast av en föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. Vid brådskande ärenden kan handlingar läggas fram först på sammanträdet. För att få en notifiering när nya handlingar och ärenden publiceras efter utskick kan en prenumeration göras i MeetingsPlus på den berörda nämnden.

Kommunens beslutsprocess bygger på skriftligt material. Detta för att de förtroendevalda i tid ska kunna sätta sig in i ärendet, men också för att allmänheten genom offentlighetsprincipen ska kunna följa den kommunala beslutsprocessen. Det ska också vara möjligt för framtiden att ta till sig underlag för beslut som fattas idag.

Tjänstgöring

En ledamot eller ersättare som har förhinder att delta på ett sammanträde ska meddela frånvaro till kommunsekreteraren och partiet. Detta måste göras när det gäller kommunfullmäktige då det är kommunsekreteraren som ansvarar för att kalla in ersättare i en viss invalsordning. I nämnder och utskott ansvarar ledamöterna för att kontakta ersättare.

I samtliga utskott/nämnder och kommunfullmäktige blir ledamöter kallade till sammanträdet och ersättare får kallelse för kännedom och har möjlighet att delta på sammanträden på samma sätt som övriga ledamöter, men utan rösträtt. En ledamot som kommer under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra, även om en ersättare inträtt i ledamotens ställe. En ledamot som avbryter tjänstgöringen på grund av annat hinder än jäv får inte under samma dag återgå att tjänstgöra vid sammanträdet. Undantag görs för exempelvis toalettbesök eller akuta telefonsamtal. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna/blocken därigenom påverkas får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in istället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen. Byte sker inte under behandling av ett ärende utan när ett ärende avslutas och innan nästa tas upp.

Slutna och offentliga sammanträden

Kommunstyrelsens och nämndernas sammanträden hålls som princip bakom stängda dörrar. Nämnden kan besluta att deras sammanträde, eller en del av ett sammanträde ska vara offentligt. En nämnds sammanträden ska alltid hållas inom stängda dörrar om ärendet handlar om myndighetsutövning eller om det finns uppgifter i ärendet som innefattas av sekretess enligt sekretesslagen.

Deltagande på distans

Fullmäktige får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Ledamot som önskar delta på distans ska senast fyra dagar före sammanträdet anmäla detta till kommunledningskontorets kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans.

Planering och genomförande ska följa beslutad rutin för sammanträden på distans. För kommunstyrelsen och övriga nämnder ska ledamot som önskar delta på distans som regel senast tre dagar i förväg anmäla detta till förvaltningen. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans.

Initiativrätt

En ledamot i en nämnd har rätt att väcka ett ärende i nämnden. Ledamoten måste delta vid sammanträdet för att kunna göra det. Det är sedan nämnden som genom majoritetsbeslut beslutar om och hur ärendet ska beredas. En ersättare som vill väcka ett ärende måste tjänstgöra vid det sammanträde som hon eller han vill ta upp sitt ärende. Något beredningstvång gäller inte för nämnderna, bara kommunfullmäktige, så det är möjligt att avgöra ett ärende som har väckts vid ett sammanträde på samma sammanträde. Det är praktiskt om extra ärenden väcks vid sammanträdets början när beslut tas om föredragningslistan, men det är även tillåtet att väcka nya ärenden efter att föredragningslistan har fastställts.

Ta dig tid att fundera på om ditt förslag verkligen gäller nämndens verksamhetsområde. Om inte, identifiera rätt beslutsinstans och undersök vilka andra påverkansmöjligheter du kan använda dig av. Att väcka en politisk fråga i rätt instans är viktigt för att skapa största möjliga effektivitet i organisationen. Effektiviteten kommer i uttryck av att du förhoppningsvis får kortast möjliga handläggningstid på ärendet om frågan hamnar i rätt instans direkt. Detta leder i sin tur till att kommunen också kan spara tid på onödiga moment och i slutänden använda de skattemedel som kommunen erhåller, på ett än mer ansvarsfullt sätt. När du konstaterat att ditt förslag rör nämndens ansvarsområde och börjar skriva på ditt förslag försök alltid att vara så tydlig som möjligt och använda enkla ord och uttryck som inte kan missuppfattas. Lämna sedan in ditt förslag till ordföranden på sammanträdet eller i förväg till sekreteraren.

Yttranderätt

Ledamöter och ersättare har rätt att yttra sig i alla ärenden i kommunstyrelsen och nämnderna. I kommunfullmäktige får ledamöter och tjänstgörande ersättare yttra sig. I nämnderna och i kommunfullmäktige begär ni ordet genom att uppmärksamma ordförande på att ni önskar yttra er med en uppsträckt hand. Den som har yttranderätt har även rätt att framföra repliker med anledning av vad tidigare talare har anfört. Kommundirektör, förvaltningschef eller handläggare får på begäran yttra sig för att lämna förklaringar och nämndens sekreterare får uttala sig om frågor som hör ihop med formen och juridiken kring sammanträdet.

I kommunfullmäktige får ordföranden och vice ordförandena i en nämnd, kommunalt bolag eller gemensam nämnd delta i överläggningen i ärendet där deras verksamhetsområde berörs. Kommunens revisorer får delta när kommunfullmäktige behandlar revisionsberättelsen och årsredovisningen eller ett ärende som berör revisorernas granskning eller revisorernas egenförvaltning. Kommundirektör får delta i överläggningen i alla ärenden.

Kommunsekreteraren och kommunjuristen får yttra sig om lagligheten av det som förekommer vid sammanträdena. Ordföranden låter efter samråd med vice ordförandena, i den utsträckning som det behövs, kalla ordföranden och vice ordförandena i nämnderna och fullmäktigeberedningarna, revisorerna samt övriga anställda hos kommunen för att lämna upplysningar vid sammanträdena. Detsamma gäller utomstående sakkunniga.

Yrkanden

Det finns två typer av yrkanden, formella yrkanden och materiella yrkanden. Formella yrkanden innebär att ärendets hantering eller beslutsgång påverkas. Exempel på detta är yrkanden om ajournering, bordläggning, återremiss och remiss. Materiella yrkanden handlar om innehållet i ett förslag till beslut. Det innebär att man beslutar i ärendet enligt den normala beslutsgången men att man ändrar eller lägger till etc. Exempel på sakyrkanden är bifall, avslag, ändring och tillägg.

Om ordföranden anser att det behövs ska den ledamot som har framställt ett yrkande lämna det skriftligt.

Deltagande i beslut

Enligt kommunallagen kan en ledamot eller tjänstgörande ersättare avstå från att delta i ett beslut. Den som önskar avstå från att delta i beslutet ska anmäla detta i samband med omröstningen eller vid acklamationsbeslut innan beslut fattats i ärendet. Det är inte tillåtet att i efterhand, när beslutet är fattat, anmäla att man inte deltagit i beslutet. Att inte delta i ett beslut ses som en politisk markering men fritar inte ledamoten från ansvaret för beslutet. När ni väljer att inte delta i ett beslut, till skillnad från vid anmälan av jäv, så kallas inte någon ersättare in för er.

Obs! Vid ärenden om myndighetsutövning måste den som deltagit i handläggningen delta i beslutet.

Reservation

Den ledamot som inte vill ta ansvar för ett beslut som nämnden fattat kan reservera sig. Reservationer måste anmälas innan sammanträdet avslutas. Reservationen kan lämnas skriftligt. Sådana ska lämnas in till sekreteraren senast vid utsatt tid för protokollets justering eftersom den ska skrivas in i protokollet. Det går bra att lämna in på papper eller via e-post.

Reservation får bara göras av den som har deltagit i beslutet.

Protokollsanteckning

I samband med att ett ärende avgörs kan en ledamot eller ersättare lämna en protokollsanteckning. Det finns inte några lagregler om sådana och det är helt upp till ordföranden att bestämma om de får göras. Protokollsanteckningen ska lämnas in senast vid utsatt tid för justering. Precis som med skriftliga reservationer går det bra i pappersform eller via e-post.

Jävsregler

Jäv handlar i grund och botten om att upprätthålla rättssäkerhet och opartiskhet i beslutsfattandet. Jäv får till följd att ledamot eller ersättare inte får delta i handläggningen eller beslut om ärendet personligen berör hen själv, make/maka, sambo, föräldrar, barn, kommunfullmäktige respektive nämnderna. I kommunfullmäktige är jävsreglerna inte lika omfattande, detta då ärenden i kommunfullmäktige är av sådan generell karaktär att det sällan rör sig om jävsförhållanden.

Jävsregler i kommunfullmäktige:

• Släktskapsjäv: Personligen någon som kan tänkas ha synnerlig nytta eller skada av ärendets gång (förvaltare, god man eller firmatecknare för någon).
• Ombuds- respektive biträdesjäv: Ledamot eller ersättare som fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken.
• Tillsynsjäv: Om ärendet rör tillsyn över kommunal verksamhet som man själv är knuten till.
• Sakägarjäv: Angår en själv som part och grundar besvärsrätt.
• Intressejäv: Om ärendets utgång kan väntas innebära synnerlig nytta eller skada för sig själv.
• Delikatessjäv: Generalklausul, fångar upp jäv som inte täcks in av resterande regler (Vänskap/ovänskap som kan rubba förtroendet exempelvis).

Viktigt! Det är den jävige själv som ansvarar för att tillkännage jävet. Nämnden kan dock på förslag av ordförande eller någon ledamot avgöra frågan genom majoritetsbeslut. Endast om det krävs för beslutsförheten får den som jävet gäller delta i beslutet.

När jäv uppstår, meddela ordförande och sekreterare att ni anmäler jäv så att en ersättare kan kallas in för er i samband med hanteringen av det aktuella ärendet. I nämnderna ska den som är jävig lämna sammanträdessalen tills dess att ärendet är avgjort. I kommunfullmäktige får du vara kvar i salen men inte delta i beredningen eller i beslut.

Justering av protokoll

Nämndernas protokoll justeras av ordföranden, av en ledamot som utses vid sammanträdets början och av sekreterare. Kommunfullmäktiges protokoll justeras av ordföranden, två ledamöter som utses vid sammanträdets början och av sekreterare. I Vaggeryds kommun används digital justering vilket innebär att ett e-postmeddelande skickas ut när protokollet finns färdigt för signering och den förtroendevalda läser igenom protokollet och signerarar sedan med hjälp av bank-id. Undantaget är protokoll där det förekommer sekretess. I dessa fall undertecknas protokollet på papper.

Justering ska ske senast 14 dagar efter sammanträdesdagen och sker vanligtvis på i förväg bestämt datum. Detta för att beslut i en politisk instans ska i många fall vidare till nästa politiska instans, som exempelvis kommunstyrelsens arbetsutskott till kommunstyrelsen.

Vid brådskande ärende kan protokollet eller enstaka paragraf justeras omedelbart vid sammanträdet. Detta innebär att sekreteraren vid sammanträdet tillhandahåller protokollet eller paragrafen och att ordföranden och justeraren undertecknar omedelbart efter sammanträdets slut. Ordföranden är ansvarig för vad som står i protokollet efter justeringen. Ordföranden och justeringspersoner uppmanas därför att läsa noggrant.

Ersättning för ditt uppdrag

Du som förtroendevald har enligt kommunallagen rätt till skälig ersättning när du fullgör ditt politiska uppdrag. När du som ledamot eller ersättare deltar vid ett sammanträde som du kallats till, har du rätt till arvode. Arvodet får du per timme som sammanträdet pågår och första timmen får du dubbel ersättning eftersom du förväntas förbereda dig inför mötet. Om sammanträdet sker under din normala arbetstid får du också ersättning för förlorad arbetsinkomst. Du kan också få ersättning för resekostnader till och från sammanträdet. Vid varje sammanträde har sekreteraren en närvarolista som ledamöter och ersättare fyller i. Glöm inte att meddela sekreteraren om du går från mötet i förtid. Närvarolistan är underlag för utbetalning av arvodet. De förtroendevalda som väljs till kommunalråd, oppositionsråd, ordföranden eller gruppledare är däremot antingen hel- eller deltidsarvoderade av kommunen.

För mer information, se gällande arvodesreglemente under rubriken "Bidrag och ersättningsregler".

Protokollet anslås

Senast andra dagen efter justeringen ska uppgift om att protokollet justerats och om var protokollet finns tillkännages på kommunens officiella anslagstavla som finns digitalt på www.vaggeryd.se. Anslaget ska även innehålla uppgift om vilken dag det satts upp och när anslaget ska tas ned. Under perioden som protokollet finns anslaget på anslagstavlan löper överklagningsperioden (tre veckor). Beslut som justeras omedelbart ska anslås direkt efter sammanträdet.

I samband med anslaget publiceras protokollet på hemsidan, om det inte är sekretessbelagt, på den digitala anslagstavlan och i Sammanträdesportalen och på MeetingsPlus. På den digitala anslagstavlan finns protokollen enbart i tre veckor.

Publicering av protokoll

Protokoll finns publicerade på Sammanträdesportalen och MeetingsPlus så snart de justerats. För att få en notifiering när justerat protokoll finns att tillgå måste du anmäla det på kommunens hemsida för den nämnden du önskar.

Överklaga kommunala beslut

Den som är missnöjd med ett kommunalt beslut kan överklaga det. Det finns två olika sorters överklaganden: laglighetsprövning och förvaltningsbesvär.

Laglighetsprövning kallas det när vem som helst som bor eller är fastighetsägare i kommunen vill överklaga ett kommunalt beslut. Den som vill begära en laglighetsprövning skickar sin överklagan till förvaltningsrätten i Jönköping

Förvaltningsbesvär innebär att du som privatperson överklagar ett beslut som gäller dig personligen. Den som vill överklaga ett beslut som rör dig personligen skickar sin överklagan till den nämnd som fattat beslutet.

Partistöd - Ansökan och redovisning

Vaggeryds kommun ger partistöd till de partier som är representerade i kommunfullmäktige. För att få partistöd krävs att partierna lämnar in uppgifter om partiets organisationsnummer, styrelseledamöter, bankgiro eller plusgiro samt att partiet skriftligt redovisar vad partistödet har använts till.

Rätt till partistöd

Det lokala partistödet i Vaggeryds kommun utges till partier som är representerade i kommunfullmäktige.

Stödformer och partistödets storlek

Partistödet består av grundstöd och mandatstöd. Grundstöd utges årligen med lika belopp till varje parti. Mandatstöd utges årligen till varje parti med lika belopp för varje ledamotsplats som partiet har i kommunfullmäktige.

Grundstödets och mandatstödets belopp beslutas årligen av kommunfullmäktige.

Partiernas redovisning av användningen av partistödet

Partierna ska årligen lämna en skriftlig redovisning som visar att partistödet har använts för det ändamål som anges i kommunallagen. Till redovisningen ska fogas ett granskningsintyg. Det finns en särskild blankett som kan användas som finns tillgänglig på kommunens hemsida.

Enligt kommunallagen ska redovisningen avse perioden 1 januari–31 december och ges in till kommunen senast sex månader efter redovisningsperiodens utgång, det vill säga senast 30 juni. En av mottagaren utsedd särskild granskare ska granska om redovisningen ger en rättvisande bild av hur mottagaren har använt partistödet. Granskarens rapport över granskningen ska bifogas redovisningen.

Har redovisning och granskningsrapport inte lämnats in till kommunstyrelsen inom föreskriven tid utbetalas inget stöd för nästkommande år.

Syftet med kravet att varje parti ska redovisa sin användning av det stöd som utgår av offentliga medel är att ge allmänheten och media möjlighet att ifrågasätta både partiernas användning av partistödet och deras redovisning av användningen.

Årlig utbetalning

Partistöd betalas ut årligen i förskott under januari månad efter beslut av kommunfullmäktige.

För att erhålla partistöd ska stödberättigat parti årligen senast 31 december skriftligen lämna uppgift till kommunstyrelsen om partiets organisationsnummer, styrelseledamöter, bankgiro eller plusgiro.

Här får du en förklaring till vad som menas med vissa ord eller begrepp som används i den politiska hanteringen av ärenden i kommunen.

Acklamation
Beslut genom att ordföranden lyssnar efter vilket förslag som vinner.

Adjungera
Ge utomstående personer närvarorätt vid ett sammanträde.

Ajournera
Skjuta upp eller tillfälligt avbryta ett möte.

Akt
Samling av alla handlingar i ett ärende.

Anmälningsärende
Handling som anmäls till nämnder och styrelser enbart för kännedom, inte för att politikerna ska fatta ett beslut.

Anslag
En summa pengar som ska användas för ett visst ändamål.

Anta
Acceptera, ställa sig bakom, säga ja till någonting.

Arbetsutskott
En grupp politiker som förbereder ärenden för beslut. Arbetsutskottet kan fatta egna beslut, men ofta går utskottets ärenden vidare till en nämnd som tar ställning till det förslag till beslut som arbetsutskottet tagit fram.

Arvode
Den ersättning som ledamöter och ersättare får för sitt politiska arbete.

Avslå
Avvisa, neka, säga nej till någonting.

Bereda
Utreda eller behandla ett ärende, förbereda en politisk fråga för beslut.

Beslut
Avgörande av ett ärende.

Bifalla
Samtycka, godkänna, säga ja till någonting.

Bordlägga
Skjuta upp ett ärende till ett senare tillfälle utan att bereda det ytterligare. Ärendet får varken ändras eller tillföras något nytt.

Dagordning
Lista över de ärenden som ska tas upp på ett sammanträde. Kallas också föredragningslista.

Delegering
Att delegera innebär att överlåta beslutanderätten till någon annan. En nämnd kan delegera till utskott, en ledamot eller ersättare i nämnden eller anställd i kommunen att fatta beslut på nämndens vägnar. Delegationsbesluten ska anmälas till nämnden. Typen av delegationsärenden finns uppräknade i nämndens delegationsordning.

Detaljplan
En plan för hur ett geografiskt område ska användas och se ut.

Diarium
Alla myndigheter måste registrera handlingar i ett så kallat diarium. Där hamnar både sådant som skickas till kommunen, som till exempel ansökningar och intyg, och sådant som skapas av kommunens personal, som till exempel utredningar och beslutsunderlag. Ett diarium är offentligt - alla har rätt att läsa det som registrerats där så länge det inte är handlingar som omfattas av sekretess.

Diarienummer
Varje ärende som sorteras in i ett diarium får ett eget så kallat diarienummer, som gör att det blir lättare att hitta.

Enkel fråga
En ledamot som snabbt vill ha svar från någon ansvarig i den styrande majoriteten kan skriftligen lämna in en så kallad enkel fråga. Enkla frågor ska beröra ganska enkla sakförhållanden och meningen är inte att framkalla någon politisk debatt.

Entledigande
Avsluta ett politiskt uppdrag.

Expediera
Göra i ordning och skicka ut beslut, oftast i form av protokollsutdrag, till berörda av beslutet.

Föredragningslista
Lista över de ärenden som ska tas upp på ett sammanträde. Kallas också dagordning.

Föreläggande
Beslut som innebär att någon måste göra en viss sak, som till exempel att riva ett svartbygge.

Förtroendevald
Person som genom ett val fått ett visst uppdrag, till exempel en politiker.

Förvaltning
Ta hand om någonting för någon annans räkning. Den kommunala förvaltningen tar hand om kommunens tillgångar genom att bereda de politiska besluten och se till att de blir verklighet.

Interpellation
En större fråga från en ledamot till en förtroendevald som har direkt politiskt ansvar för ett visst område, till exempel en nämndsordförande. Frågan ska helst gälla ärenden som är av större intresse för kommunen.

Justera
Att kontrollera och skriva under på att det som står i ett protokoll är rätt och stämmer överens med vad som beslutades på mötet. Det är först efter justeringen som besluten är giltiga.

Justerare
Den eller de personer som valts på mötet för att kontrollera att det som står i protokollet är rätt.

Kallelse
Meddelande om tid och plats för ett sammanträde. Innehåller oftast information om vilka ärenden som ska tas upp på mötet.

Kommunalråd
Att vara kommunalråd innebär att som förtroendevald kunna ägna hela sin arbetstid åt uppdrag för kommunen. Det handlar om allt från att företräda kommunen i olika styrelser och nätverk, vid uppvaktningar hos myndigheter till företagskontakter, medborgarkontakter och konferenser. Mycket tid ägnas åt att följa upp frågor som har betydelse för kommunens ekonomi och utveckling på kort och lång sikt.

Kommunfullmäktige
Den högsta beslutande församlingen i en kommun som väljs av dem som bor i kommunen.

Laga kraft
Beslut vinner laga kraft tre veckor efter att protokollet anslagits. Besluten går inte längre att överklaga.

Ledamot
Person som valts till ett visst politiskt uppdrag, som till exempel att sitta i en nämnd.

Lägga till handlingarna
Skrivs med i protokollet men utan vidare diskussion eller beslut, gäller ofta rapporter, anmälningsärenden eller delegationsbeslut.

Medborgarförslag
Folkbokförd i kommunen får skicka in förslag för politisk beredning. Det finns ingen åldersgräns.

Motion
Ett skriftligt förslag från en eller flera ledamöter till kommunfullmäktige. En motion måste beredas innan kommunfullmäktige kan fatta beslut om den.

Nämnd
En grupp personer som är valda för att fatta beslut inom ett visst område. Till exempel politikerna i barn- och utbildningsnämnden och kultur- och fritids- nämnden.

Oppositionsråd
Oppositionsrådet ska garantera oppositionens insyn och goda arbetsmöjligheter. En viktig del av arbetet är kontakten med medborgarna för att lyssna och diskutera aktuella politiska ämnen. Oppositionsrådet deltar i det politiska arbetet i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och kommunstyrelsens arbetsutskott.

Ordförande
Den person som leder ett möte.

Paragraf
Ett protokoll delas in i olika paragrafer. Varje ärende får en egen paragraf när protokollet skrivs.

Presidium
Består av ordförande och vice ordföranden i nämnd, ansvariga för planering och genomförande av sammanträden. För kommunfullmäktige och kommunstyrelsen består presidiet av ordförande, vice ordförande och 2:e vice ordförande.

Propositionsordning
Den ordning i vilken politikerna tar ställning till de olika förslag till beslut som finns i ett ärende.

Protokoll
En skriftlig beskrivning av vad som hänt under ett möte. Protokollet måste justeras för att bli giltigt. Protokollen från kommunens nämnder och styrelser är så kallade beslutsprotokoll, som redovisar vilka beslut som fattades på mötet.

Protokollsutdrag
En del av ett protokoll, oftast en paragraf.

Reglemente
Övergripande styrdokument som reglerar vad styrelser och nämnder har ansvar för. De grundar sig bland annat på lagar och förordningar.

Remiss/remittera
Att skicka ut information om ett ärende till andra myndigheter, organisationer eller parter för att ta reda på vad de tycker innan ett beslut fattas.

Reservation
Ett sätt att visa att man inte håller med om det beslut som fattats. Man friskrivs eventuella konsekvenser av beslutet.

Sammanträde
Ett politiskt möte.

Sekretess
Innebär att vissa uppgifter eller handlingar är hemliga, till exempel för att skydda en enskild person eller förebygga brott.

Strategisk plan
Ett av kommunens viktigaste styrinstrument. Budgeten är utgångspunkten som alla nämnder och styrelser har att förhålla sig till. I den strategiska planen har kommunfullmäktige även satt upp strategiska, men även konkreta mål för verksamheterna att arbeta efter.

Styrelse
En grupp personer som ansvarar för organisation och förvaltning.

Tilläggsanslag
Innebär att den som begärt anslag beviljas mer pengar.

Tjänsteskrivelse
Förslag till beslut som skrivits av tjänsteperson på förvaltningen.

Underskott
Minusresultat, betyder att det saknas pengar jämfört med den planerade budgeten.

Verkställa
Se till att det som beslutats blir verklighet.

Vite
En summa pengar som en myndighet eller domstol bestämmer att en person måste betala om han eller hon inte följer ett visst beslut. Hänger ihop med föreläggande.

Votering
Omröstning.

Yrkande
Ett förslag till beslut.

Yttrande
Uttalande, ofta skriftligt som svar på en remiss.

Återremiss
Att skicka tillbaka ett utrett förslag till beredande organ för ytterligare utredning.

Ärende
Fråga som politiker, eller i vissa fall tjänstemän, ska fatta beslut om.

Överskott
Plusresultat, betyder att det blir pengar över jämfört med den planerade budgeten.

Som förtroendevald inom Vaggeryds kommun kommer du att behöva lämna personuppgifter för att uppfylla åtaganden i ditt uppdrag som förtroendevald.

Syftet och ändamålet med att behandla dessa uppgifter är:

• Ge allmänheten större möjligheter att identifiera förtroendevald
• Ge allmänheten möjlighet att kontakta förtroendevald
• Ge förtroendevald ekonomisk ersättning för politiskt engagemang (arvodesutbetalning)
• Förvaltningen ska identifiera de förtroendevalda på ett korrekt sätt vid sammanträden
• Förvaltningen ska kunna ta kontakt med förtroendevalda
• Förvaltningen ska kunna tillhandahålla digital infrastruktur för att förtroendevald ska kunna ta del av kallelser och sammanträdeshandlingar
  
• Audiovisuell sändning av kommunfullmäktiges sammanträden
• Förtroendevald ska kunna delta på distans på vissa typer av sammanträden
• Förvaltningen ska kunna föra protokoll på ett sätt som är förenligt med kommunallagen
• Utlämnande av allmänna handlingar enligt OSL
• Förvaltningen ska ha en översikt över vem som har loggat in i vilket system för att få bättre informationssäkerhet och för att bättre kunna felsöka eventuella problem
• Förvaltningen ska ha en översikt över vilka enheter som ansluter sig till kommunens nätverk för att få bättre informations- och IT-säkerhet och för att bättre kunna felsöka eventuella problem.

Detaljerad tabell med information om behandlingen och vem som är mottagare av personuppgifterna Pdf, 247.9 kB..

Laglighetsgrunden för hantering

Varje personuppgiftshantering ska baseras på en laglighetsgrund som kan skilja sig beroende på sammanhanget men ska specificeras inför varje uppgiftsbehandling. Personuppgiftsansvarig är kommunstyrelsen och i vissa ändamål respektive nämnd, där hanteringen av förtroendevaldas personuppgifter främst stödjer sig på allmänhetens intresse.

Särskilt om personuppgifter hos offentliga myndigheter

För offentliga myndigheter föreskriver arkivlagen (1990:782) ett krav på bevarande av allmänna handlingar som går före Dataskyddsförordningens krav på radering av personuppgifter. Enligt arkivlagen är bevarande av allmänna handlingar huvudregeln och får endast raderas om det särskilt beslutats i ett gallringsbeslut. Annan hantering som inte utgör allmänna handlingar faller utanför arkivlagens reglering.

Vår hantering av personuppgifter för förtroendevalda

Förtroendevaldas personuppgiftshantering sker inom kommunstyrelsens kanslienhet, HR-avdelning, nämnder och även IT-enheten. Uppgifter kommer att sparas i kommunens förtroendemannaregister, nämndadministrativa och personaladministrativa system samt i kommunens IT-plattform. Vissa av personuppgifterna sparas även för arkivändamål.

Dina personuppgifter som finns i våra digitala system delas med underbiträden för systemutveckling och förvaltning. Vi kan även komma att dela personuppgifter med system inom kommunen och med tredje part, förutsatt att skyldighet att göra så enligt lag föreligger.

Registerutdrag och andra rättigheter

Genom Dataskyddsförordningen har du som förtroendevald vissa rättigheter gällande behandlingen av personuppgifter. Du kan:

• Genom registerutdrag begära ut information om vilka personuppgifter som vi behandlar.
• Begära rättelse eller radering. Rätten till radering begränsas dock av arkivskyldigheter.
• Invända mot behandlingen.

Du får gärna kontakta oss med frågor eller klagomål som rör behandlingen av dina personuppgifter.

Telefon: 0370-67 80 32
Mail: kommunstyrelsen@vaggeryd.se

Dataskyddsombud

Telefon: 036-10 28 02
E-post: stk-dataskyddsombud@jonkoping.se